ทำไมต้องทำแบบ Phase?
การเปลี่ยนระบบโทรศัพท์ทั้งหมดในวันเดียวเหมือนเปลี่ยนเครื่องยนต์ขณะรถกำลังวิ่ง มันทำได้ แต่เสี่ยงมาก ข้อผิดพลาดเล็กน้อยอาจทำให้ระบบสื่อสารล่มทั้งองค์กร ส่งผลต่อลูกค้าและรายได้โดยตรง
การทำแบบ Phase ช่วยให้:
- ทดสอบในกลุ่มเล็กก่อน แก้ปัญหาก่อนขยายวงกว้าง
- พนักงาน Learn ระบบใหม่ทีละกลุ่ม ไม่ overwhelm พร้อมกัน
- ระบบเก่าและใหม่ทำงานร่วมกันได้ในช่วง Transition
- งบประมาณกระจายออกตาม Phase ไม่ต้องลงทุนทีเดียว
Phase 0: Assessment (1–2 สัปดาห์)
ก่อนซื้ออะไรเลย ทำ Survey ให้ครบ:
- นับจำนวน Extension ที่ใช้จริง (มักน้อยกว่า License ที่ซื้อไว้)
- ดูว่าสาย PSTN เข้ากี่สาย เป็น Analog หรือ ISDN
- Check Network: LAN Switch รองรับ PoE ไหม? Bandwidth เพียงพอไหม?
- ระบุกลุ่มที่ Critical ที่สุด (เช่น Reception, Call Center, Sales)
- กำหนด Budget และ Timeline
Phase 1: ติดตั้ง IP-PBX และ Gateway (สัปดาห์ที่ 1–2)
ติดตั้ง IP-PBX ใหม่คู่ขนานกับตู้เก่า โดยยังไม่ตัดสาย PSTN เดิม:
- ติดตั้ง IP-PBX ใหม่ (เช่น Yeastar P520) บน Network
- ต่อ FXO Gateway (VEGA หรือ Dinstar) รับสาย PSTN เดิมเข้า IP-PBX
- Config IVR, Extension, Ring Group พื้นฐาน
- ทดสอบโทรเข้า-ออกผ่านระบบใหม่โดยยังไม่ย้าย User
Phase 2: Pilot Group (สัปดาห์ที่ 2–3)
เลือกกลุ่มทดสอบ 5–10 คน ที่ยืดหยุ่นและ Tech-savvy พอ:
- ให้ IP Phone ใหม่และ Extension ใหม่
- Train การใช้งานเบื้องต้น (โอนสาย, Conference, Voicemail)
- เก็บ Feedback ปัญหาที่พบในสัปดาห์แรก
- แก้ไข Config ตาม Feedback
Phase 3: Department Rollout (เดือนที่ 1–2)
ทยอยขยายทีละ Department:
- เริ่มจาก Department ที่ Critical น้อยที่สุดก่อน
- ย้าย Extension ทีละกลุ่ม 10–15 คน
- ตู้เก่ายังทำงานอยู่ในช่วงนี้ (Fallback)
- Document ปัญหาและ Solution ไว้สำหรับ Reference
Phase 4: Full Migration และ Decommission (เดือนที่ 2–3)
- ย้าย Extension สุดท้ายเข้าระบบใหม่
- รอสังเกต 2 สัปดาห์ให้ทุกอย่างเสถียร
- ปิดตู้สาขาเก่า (แต่ยังเก็บไว้ก่อน 1–3 เดือน)
- ยกเลิกสาย PSTN ที่ไม่ใช้แล้ว (ลดค่าใช้จ่ายรายเดือน)
Checklist ที่ต้องมีก่อนตัดระบบเก่า
- ✅ ทุก Extension ย้ายเข้าระบบใหม่ครบ
- ✅ สาย Emergency (ดับเพลิง, รปภ.) เชื่อมต่อถูกต้อง
- ✅ Voicemail เก่า Export ออกมาแล้ว
- ✅ Speed Dial และ Directory นำเข้าระบบใหม่ครบ
- ✅ Fax ทำงานได้บนระบบใหม่
- ✅ มี Backup Config ของระบบใหม่แล้ว
ต้องการให้ทีมวางแผนและดำเนิน Migration ให้ ติดต่อเดอะซันโฟน โทร 02-943-4592